Aktualności

Prowadzenie działalności gospodarczej niesie ze sobą konieczność podejmowania różnego rodzaju obowiązków prawno-księgowych. Ich liczba rośnie, gdy przedsiębiorca postanowi zatrudnić pracownika lub pracowników. Bez względu na liczbę zatrudnionych osób dokumentacja kadrowo-płacowa to obowiązek każdej firmy, stąd specjalista lub zespół ds. kadr i płac albo zewnętrzna obsługa jest niezbędna we wszystkich jednostkach gospodarczych. Jak prowadzić kadry, jakie obowiązki należą do tego działu? Przeczytaj i dowiedz się, jeśli masz własną firmę!

Jak prowadzić kadry w firmie?

Teoretycznie kadry można prowadzić samodzielnie, jeśli posiada się szczegółową wiedzę i odpowiednie umiejętności. W praktyce jednak jest to bardzo czasochłonne, stąd nawet niewielkie przedsiębiorstwa zatrudniają specjalistów ds. kadr z odpowiednimi kwalifikacjami albo księgowych, do których obowiązków należą takie zadania jak wypełnianie i wysyłanie deklaracji podatkowych, wyliczanie i odprowadzanie składek oraz inne czynności z obszaru spraw kadrowych. Można też obsługę kadrowo-płacową przekazać innym podmiotom – profesjonalnym biurom rachunkowym.

Dzięki outsourcingowi obsługi kadrowo-płacowej można korzystać z eksperckiej wiedzy partnera, a przy tym często możliwe jest obniżenie kosztów obsługi kadrowej w porównaniu z zatrudnieniem specjalisty na etacie. Niektórzy praktykują też zatrudnienie jednego specjalisty zamiast tworzenia całego działu kadr, który współpracuje z wyspecjalizowanym podmiotem zewnętrznym.

Dział kadr – czym się zajmuje ta jednostka?

Katalog zadań zadań wykonywanych przez osoby zajmujące się obsługą kadrowo-płacową jest dość obszerny. Do najważniejszych należą:

• czynności związane z zawieraniem umów o pracę,
• prowadzenie i archiwizacja dokumentacji pracowniczej (akt osobowych),
• kierowanie na okresowe badania lekarskie i obsługa obszaru szkoleń BHP pracowników,
• zgłaszanie pracowników do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
• sporządzanie oraz przesyłanie deklaracji PIT, ZUS, PFRON,
• rozliczanie czasu pracy oraz urlopów i nieobecności,
• rozliczanie wynagrodzeń i świadczeń oraz sporządzanie listy płac,
• wydawanie zaświadczeń,
• sporządzanie dokumentacji związanej z wygaśnięciem lub rozwiązaniem stosunku pracy.

Jakie kwalifikacje musi posiadać specjalista kadr?

Prowadzenie i obsługa kadr (wymienionych powyżej spraw) na ogół nie wymaga posiadania specjalnych, określonych przepisami uprawnień. Niemniej jednak potrzebna jest spora praktyczna wiedza z obszaru prawa pracy, a także przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych i podatku dochodowego od osób fizycznych. Na bieżąco trzeba też śledzić wszelkie zmiany. Przydaje się także umiejętność obsługi programów kadrowo-płacowych.

Nawet w mniejszych firmach takie programy wprowadzają duże usprawnienie. Każdy, kto prowadzi kadry, powinien cechować się dużą systematycznością i dokładnością, ponieważ dokumentacja kadrowo-płacowa może być kontrolowana przez organy państwowe.

Ile kosztuje prowadzenie kadr i płac?

Outsourcing usług kadrowych pozwala skoncentrować się na kluczowych celach swojej działalności, a odpowiedzialność za prawidłowość prowadzenia spraw pracowniczych przekazać profesjonalistom w tej dziedzinie. Jak już zostało wspomniane, takie rozwiązanie bywa tańsze niż wypłata wynagrodzenia zatrudnionemu specjaliście.

A ile kosztuje prowadzenie kadr i płac? Cena jest uzależniona od wielu czynników, wśród których najważniejszym jest wielkość firmy, czyli liczba zatrudnionych pracowników. Choć niektórzy podają szacunkowe koszty, w praktyce najlepiej bezpośrednio skontaktować się z biurem rachunkowym, podając podstawowe informacje o swojej firmie i w ten sposób uzyskać precyzyjną wycenę.

Biuro rachunkowe deFACTO świadczy prowadzenie pełnej obsługi kadrowo-płacowej. Zapraszamy do kontaktu!