Aktualności

Każde przedsiębiorstwo jest zobowiązane do ewidencjonowania operacji gospodarczych ? samodzielnie lub powierzając to zadanie podmiotowi zewnętrznemu. To, jaki sposób modelu prowadzenia ewidencji wybierze dany podmiot, zależy w dużej mierze od typu prowadzonej działalności. Przedsiębiorstwo, które jest na tzw. pełnej księgowości, jest zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Na czym dokładnie polega prowadzenie ksiąg rachunkowych i które firmy obowiązuje? Sprawdź i dowiedz się więcej!

Sprawdź również: Pełna księgowość – co to takiego?

Księgi rachunkowe – co to takiego?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga od osób je prowadzących skrupulatności i dokładności. Obejmuje wszystkie przychody i rozchody podmiotu gospodarczego, a także inne podejmowane działania finansowe. Efektem tego ma być chronologiczny zapis wszystkich wydarzeń finansowych, który da przejrzysty obraz działalności i finansów danego podmiotu. Wszystkie zapisy w księdze rachunkowej muszą mieć potwierdzenie w dokumentacji. Są to przede wszystkim rachunki, faktury, noty, dokumenty magazynowe, faktury sprzedażowe. Na księgi rachunkowe składa się pięć elementów: księga główna, księgi pomocnicze, dziennik, inwentarz, a także zestawienie sald i obrotów księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych. Księgi rachunkowe mogą mieć zarówno postać papierową, jak i być prowadzone przy użyciu oprogramowania komputerowego. Księgi rachunkowe należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym je zatwierdzono.

Do kogo należy obowiązek prowadzenie ksiąg rachunkowych?

Ustawa o rachunkowości wymienia podmioty, które są zobowiązane do prowadzenia ksiąg. Są to między innymi:

• spółki handlowe: kapitałowe, osobowe;
• organizacje;
• spółki cywilne i osoby prawne;
• jednostki organizacyjne działające na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o świadczeniu usług finansowania społecznościowego dla przedsięwzięć gospodarczych, przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów;
• gminy, powiaty, województwa i ich związki, a także państwowe, gminne, powiatowe i wojewódzkie jednostki budżetowe oraz gminne, powiatowe i wojewódzkie zakłady budżetowe;
• spółki partnerskie, spółki jawne osób fizycznych, osoby fizyczne, których przychody netto za poprzedni rok obrotowy były równe lub większe niż równowartość 2 000 000 euro w walucie polskiej.

Warto wspomnieć, że wszystkie osoby fizyczne, spółki jawne oraz spółki partnerskie, których przychód nie przekroczył 2 000 000 euro, mogą dobrowolnie prowadzić księgi rachunkowe. W takim przypadku należy zgłosić taką chęć do urzędu skarbowego przed rozpoczęciem roku obrotowego. Przy prowadzeniu działalności warto skorzystać z usług profesjonalistów – biuro rachunkowe prowadzące księgi to gwarancja porządku i pełnej transparentności w dokumentach finansowych firmy.

Kiedy otwiera i zamyka się księgi rachunkowe?

Zgodnie z przepisami, księgi rachunkowe należy otworzyć w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia poniżej wymienionych zdarzeń:

• na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym;
• na dzień zmiany formy prawnej;
• na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek);
• na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

Księgi rachunkowe zamyka się nie później niż po upływie 3 miesięcy od zaistnienia poniższych zdarzeń:

• na dzień kończący rok obrotowy;
• na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie,
• na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej;
• w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, to jest na dzień wpisu do rejestru tego połączenia;
• na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału;
• na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości;
• na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami.

Największą korzyścią takiej ewidencji jest możliwość bieżącej kontroli sytuacji finansowej firmy, a także monitorowanie zachodzących w niej zmian.